Le réseau MedPAN

Le réseau des gestionnaires d’aires marines protégées (AMP) en Méditerranée, MedPAN, promeut l’efficacité de la gestion des AMP et la santé des écosystèmes marins en Méditerranée par le biais de l’information, du partage d’expériences et du soutien financier aux AMP, et en tant que voix des gestionnaires d’AMP pour soutenir les politiques et s’engager avec les autres parties prenantes.

Le réseau existe depuis les années 90. Il est géré depuis 2008 par l’organisation MedPAN, une structure non gouvernementale permanente, indépendante et à but non lucratif, créée, à la demande des gestionnaires d’AMP, sous forme d’association de droit français, avec des fonds dédiés. Le Conseil d’Administration de MedPAN, qui est le principal organe de gouvernance de l’organisation, est composé de 13 organisations provenant de 6 pays européens différents et de 2 pays méditerranéens non-européens. En outre, l’Assemblée générale de MedPAN, qui se réunit chaque année, rassemble tous les membres et partenaires du réseau pour approuver le plan d’activité et le rapport annuels. MedPAN dispose d’un Comité Scientifique composé d’experts en AMP afin de fournir des conseils scientifiques sur les actions de MedPAN. MedPAN dispose d’un comité consultatif composé des principales organisations méditerranéennes travaillant sur les AMP, afin de mieux orienter les activités de MedPAN et d’explorer les synergies. Enfin, la coordination du réseau est assurée par un Secrétariat de 8 personnes basé à Marseille, France.

Le réseau MedPAN rassemble actuellement 78 organisations membres, qui sont des gestionnaires d’AMP, et 49 partenaires officiels, qui sont des organisations contribuant à la création et à la gestion d’AMP, provenant de 8 pays européens (Croatie, Chypre, France, Grèce, Italie, Malte, Slovénie, Espagne) et de 13 pays méditerranéens non européens (Albanie, Algérie, Bosnie-Herzégovine, Egypte, Israël, Liban, Libye, Monaco, Monténégro, Maroc, Syrie, Tunisie, Turquie). Ensemble, ils sont responsables de la gestion de plus de 110 aires marines protégées (parcs nationaux, parcs et réserves marins, sites marins Natura 2000, parcs régionaux, et bien d’autres désignations) à travers la Méditerranée, ce qui représente plus de 90% du total des AMP méditerranéennes qui sont effectivement gérées.

La vision de MedPAN est un écosystème marin et côtier sain, sous des menaces décroissantes et avec une protection appropriée, au niveau européen, en Méditerranée et dans les mers du globe, qui fournit des biens et services durables pour le bien-être des sociétés actuelles et futures.

La mission de MedPAN est de contribuer activement à la réalisation d’un système représentatif, connecté, intégré et géré efficacement d’AMP méditerranéennes, par le biais d’un réseau fort et actif de gestionnaires d’AMP et d’autres acteurs qui augmentent les connaissances et les capacités des AMP tout en améliorant la sensibilisation, la politique des AMP et le financement.

MedPAN fournit un soutien technique aux AMP directement au niveau local ainsi qu’à travers des actions coordonnées au niveau méditerranéen avec des solutions innovantes et efficaces, le partage d’expériences, un programme de renforcement des capacités et des connaissances et données harmonisées sur les AMP.

MedPAN travaille également au niveau national, européen, méditerranéen et international avec des activités stratégiques. La force de MedPAN réside dans sa capacité à faire le lien entre les expériences sur le terrain et les processus décisionnels. Pour ce faire, MedPAN agit comme un canal entre le niveau local de l’AMP et les niveaux européen, méditerranéen et international. MedPAN fournit une contribution coordonnée à la politique en exprimant les préoccupations, les obsctacles et le retour d’information des gestionnaires d’AMP . MedPAN a une approche ascendante qui enracine ses actions et ses communications dans une expérience de terrain concrète pour sensibiliser, informer et influencer les autorités, les décideurs, le grand public, les secteurs économiques clés et les donateurs.

MedPAN travaille avec une large approche de partenariat pour développer ses activités. Cela inclut ses membres et partenaires, ainsi que des organisations gouvernementales et non gouvernementales au niveau local, national, méditerranéen et international. En tant que réseau, MedPAN tire parti de l’expérience des gestionnaires d’AMP, mobilise et développe la coopération avec les partenaires méditerranéens, établit des groupes de travail thématiques, mais crée également des connexions avec les réseaux nationaux et sous-régionaux de gestionnaires d’AMP et s’associe à d’autres réseaux régionaux de gestionnaires d’AMP dans le monde, notamment au niveau transatlantique.

MedPAN s’appuie en permanence sur les meilleures pratiques et l’expérience de mise en réseau, tout en donnant de la visibilité aux défis des AMP et en étant à l’affût des changements de priorités des politiques de protection marine, en Europe, en Méditerranée et dans le monde.

Les domaines d’expertise de MedPAN sont liés à la pêche durable à petite échelle, à la gestion du tourisme dans les AMP, à l’efficacité de la gestion, au financement durable et à la conservation des espèces mobiles. 

Les réseaux de gestionnaires d’AMP sont reconnus comme une pierre angulaire de la performance des AMP. Ils construisent des “communautés d’AMP” à tous les niveaux, en mettant en relation les planificateurs et les gestionnaires marins, les décideurs, les scientifiques et les autres parties prenantes, qui travaillent vers le même objectif global d’un océan et de côtes sains et durables. ttp://www.medpan.org

Fonctionnement et gouvernance de MedPAN

L’organisation MedPAN est une association basée en France ; mais MedPAN est reconnu comme un organisme public équivalent par les règles de la CE car MedPAN est composé d’une majorité d’administrations publiques dans la Méditerranée. 

L’approche de gouvernance de MedPAN n’est pas celle d’une ONG “classique” mais est plus liée à une approche réseau. La gouvernance de MedPAN est principalement basée sur ses membres qui sont des gestionnaires d’AMP en Méditerranée. Cela se reflète dans la composition du conseil d’administration et de l’assemblée générale de MedPAN. 

Le fonctionnement de MedPAN s’appuie également sur un Secrétariat permanent basé à Marseille et composé d’une équipe de 8 permanents (un Secrétaire exécutif qui coordonne l’équipe, 4 responsables transversaux : financier, scientifique, communication, support AMP ; et 3 responsables spécifiques : données, projet, communication et support logistique). 

Le Secrétariat travaille sous la supervision directe du Conseil d’administration de MedPAN qui se réunit régulièrement et est très actif pour s’assurer que les actions de MedPAN répondent aux besoins des gestionnaires d’AMP.

Description du poste

Tâches du responsable de la logistique de l’événement :

Le poste de responsable de la logistique des événements coordonnera la logistique de tous les événements de MedPAN et sera en charge du répertoire de contacts du réseau dans CiviCRM.

Il/elle sera le principal agent de liaison avec les participants, les partenaires et les prestataires de services avant et pendant les événements. En tant que responsable de la gestion de la relation client (CRM), il/elle sera chargé(e) d’assurer la liaison quotidienne entre le secrétariat et le logiciel CRM (CiviCRM).

Sa (sa) mission comprendra notamment :

  • A la prise de poste : transfert et organisation des 6000 contacts hébergés dans MailChimp vers CiviCRM. Pour cela, les contacts devront d’abord être vérifiés et catégorisés avec le soutien du secrétariat. Les contacts seront structurés dans CiviCRM en individus et organisations, et affectés à différentes catégories (ex : membres, partenaires, financeurs, Assemblée générale, gestionnaires d’AMP, groupes de travail, expertise thématique, etc).  Une procédure d’opt-in devra être mise en place pour permettre l’importation des contacts dans CiviCRM en conformité avec le GDPR (règlement général de l’UE sur la protection des données).
  • Gestion quotidienne de l’annuaire des contacts du réseau dans CiviCRM : maintenance et mise à jour de l’annuaire, enregistrement et catégorisation des contacts (procédure opt-in conforme au GDPR), exportation des segments dans différents formats à la demande du secrétariat.
  • Préparation et mise en œuvre des événements MedPAN : sélection des lieux des événements avec, dans certains cas, le soutien d’une agence locale, sélection des prestataires de services pour l’hébergement et les repas, les transferts aéroportuaires, les salles de réunion, les interprètes, le matériel audio/vidéo, l’agence d’hôtes et d’hôtesses et d’autres prestataires de services logistiques à planifier, gestion de l’événement, coordination des visites sur le terrain avec nos partenaires locaux. 
  • Gestion des inscriptions et suivi logistique des participants : mise en place de plateformes d’inscription en ligne (en utilisant LimeSurvey ou, le cas échéant, le formulaire web Drupal ou les fonctionnalités CiviCRM du nouveau site web de MedPAN), lancement et gestion de campagnes d’invitation et d’inscription (souvent couplées à un appel à contributions), mise à jour et partage de la liste des participants et des données logistiques en interne et avec les prestataires de services et les partenaires (en utilisant des tableurs dynamiques Google Spreadsheets), coordination de l’agence de voyage, émission de listes de chambres, émission de lettres d’invitation officielles pour l’obtention de visas et d’autorisations administratives, fourniture d’informations pratiques actualisées aux participants.
  • Appui à la maîtrise budgétaire et au suivi des événements (du budget prévisionnel au budget définitif) sous la supervision du responsable financier.
  • Coordination logistique sur place, en collaboration avec une agence locale ou une équipe de volontaires (transferts aéroportuaires, accueil et encadrement des participants, liaison avec les hôtels et coordination des prestataires de services, installation et coordination technique des salles de réunion et des conférences hybrides, excursions, événements sociaux, résolution de problèmes).
  • Coordination d’événements en ligne : mise en place de webinaires ou de sessions de formation en ligne, gestion des inscriptions en ligne, gestion des prestataires de services pour les événements hybrides, fourniture d’un support technique lors des événements en ligne, 
  • Coordination de la participation de MedPAN à des événements externes : gestion des voyages (visas, inscriptions, hôtels), équipement des stands, envoi de matériel de communication.
  • Coordination de la logistique des réunions des organes de gouvernance de MedPAN

Poste sous la supervision du Secrétaire Exécutif. Il travaille en étroite collaboration avec le responsable du soutien aux AMP, le responsable des données, le responsable de la communication, le responsable scientifique, le responsable politique et le responsable financier.

Qualifications / connaissances / expérience requises

  • Post-gradué (au moins 2 ans)
  • Au moins 3 ans d’expérience dans la logistique événementielle (. Les certificats ou lettres de recommandation prouvant cette expérience (et/ou les stages) doivent être joints à la candidature.
  • Une expérience professionnelle internationale est obligatoire.
  • La maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit est requise. Une bonne connaissance d’une autre langue méditerranéenne serait un atout. 
  • Maîtrise de l’expression écrite et orale. Compétences rédactionnelles.
  • Expérience dans les systèmes CRM et niveau d’expert sur Excel et/ou les feuilles de calcul Google obligatoire (par exemple VLOOKUP, INDEX MATCH, QUERY, IMPORTRANGE, formatage conditionnel avancé, tableaux croisés dynamiques, etc.)
  • Une expérience avec CiviCRM, Drupal Webform et Limesurvey serait un atout. Une formation sur ces outils peut être fournie au début du poste.
  • Maîtrise des applications MS Office et Google
  • Polyvalence et sens de l’organisation
  • Capacité à gérer plusieurs événements simultanément
  • Capacité à gérer efficacement une série d’activités dans le respect des délais et sous pression.
  • Énergique et très organisé, avec une attention exceptionnelle aux détails.
  •  Qualités personnelles : capacité à prendre des initiatives, capacité à travailler en équipe et en réseau, aptitude à la communication et aux relations interpersonnelles, capacité d’adaptation, rigueur.
  • Flexibilité pour des déplacements fréquents autour de la région méditerranéenne

Les candidats doivent fournir à MedPAN un C.V. détaillé ainsi qu’une copie des documents confirmant leur expérience (par exemple, contrat, lettre d’embauche, rapports de projets, publications, etc…). 

Durée et lieu du contrat

  • Il s’agit d’un contrat non permanent à temps plein de 18 mois, à compter de janvier 2023, avec une période d’essai de 1 mois.
  • Ce poste sera basé au siège de l’organisation MedPAN à Marseille, en France. 
  • Salaire basé sur la convention collective nationale française “ECLAT” (Groupe G, coefficient 430).

Application :

Merci d’envoyer votre candidature avant le 5 décembre 2022, à marie.romani@medpan.org. 

  • CV en anglais ou en français et documents confirmant l’expérience, 
  • Lettre de motivation en anglais et en français, détaillant comment le candidat répond aux qualifications requises et à la description du poste, et ce qui motive les candidats à postuler pour ce poste. 

Veuillez noter que les candidats présélectionnés seront invités à un entretien précédé d’un exercice écrit. La sélection sera basée sur la qualité et la diversité de l’expérience des candidats par rapport aux exigences du poste ainsi que sur le nombre d’années d’expérience.